Baetsen referentverhaal

Baetsen

Betrouwbaar en efficiënt
Via TALIS heeft Baetsen op verschillende fronten professionaliserings- en efficiencyslagen kunnen maken. Het databasesysteem ondersteunt een centrale planning, met aanzienlijk minder kans op foutieve invoer van gegevens, zonder risico dat belangrijke data verloren gaat (zoals in Excel nogal eens gebeurt).Het operationele proces wint sterk aan efficiëntie, doordat gegevens slechts een keer hoeven te worden ingevoerd (t.b.v. ordervastlegging, opdrachtbevestiging, vrachtbrieven, ritbonnen, facturering). Bovendien voorziet TALIS in belangrijke managementinformatie waarmee Baetsen haar processen kan controleren en bijsturen.  

 

Standaard op maat
Geen enkele organisatie is hetzelfde. Dankzij de modulaire opbouw kan TALIS snel en eenvoudig naar wens worden ingericht. TANS brengt de informatiestromen in kaart en inventariseert de wensen en eisen van de gebruikers. Op basis daarvan worden de juiste TALIS-modules geselecteerd en geïmplementeerd om de specifieke bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Binnen deze modules worden vervolgens moeiteloos klant specifieke verfijningen aangebracht.

Over Baetsen
De Baetsen-Groep is een gedreven familie bedrijf dat zich heeft ontwikkeld tot een speler van formaat. Baetsen is gespecialiseerd in vervoer van zware lange, brede en/of hoge ladingen, zowel voor nationaal als internationaal transport. Het familiebedrijf uit Veldhoven beschikt daarvoor over een groot aantal opleggers, van schuiftrailers en diepladers tot modulaire voertuigen voor extreem lange lasten en beschikken over meer dan 150 trekkende eenheden. Daarnaast richt Baetsen zich ook op kraanverhuur, containerverhuur, recycling van bouwsloop- en bedrijfsafval, bouwstoffen en kunststoffen.

Klant centraal M.B.V. CRM-module
“De ervaringen meet TALIS voor de tranpsortdivisie waren zo goed dat Baetsen ook voor de divisie kraanactiviteiten in 2008 met TALIS is gaan werken”, aldus Tom Bazelmans. In 2011 besloot Baetsen de IT-ondersteuning van de transport en kraanverhuurdivisie opnieuw te bekijken. Een belangrijke reden was het ontbreken van de mogelijkheid om offertes en bijbehorende voorcalculaties in TALIS vast te leggen.

Binnen de organisatie groeide de behoefte om die informatie gestructureerd vast te leggen en bestond de wens om de decentrale verkoopactiviteiten meer centraal aan te sturen; de transport en kraanverhuurdivisie gebruikten elk hun eigen versie van TALIS waardoor een totaaloverzicht over gemeenschappelijke klanten ontbrak.

“Nu hadden bedrijven in beide divisies verschillende klantnummers waardoor we soms niet eens wisten dat het een gemeenschappelijke klant betrof. Toen TANS in 2011 dan ook de nieuwe Customer Relationship Management (CRM) module introduceerde was dat voor Baetsen een uitkomst.”

Tom Bazelmans: “We kunnen daardoor direct zien op welke momenten contact met een klant is gelegd, welke offertes zijn uitgezet en welke afspraken zijn gemaakt. Verkopers kunnen bezoek-rapporten vastleggen, acties aanmaken en daaraan een datum koppelen, zodat die acties automatisch worden opgevolgd.” Baetsen nam de nieuwe CRM van TANS in de zomer van 2011 in gebruik voor alle zes de divisies.

“Aanvankelijk betrof dit een losstaande installatie dat niet geïntegreerd was met de bestaande transport management systemen van de transport- en kraanverhuurdivisies. Alle klanten kregen wel een uniform klantnummer zodat we snel konden profiteren van de voordelen van een gemeenschappelijk CRM module. Gebruikers moesten naast het TMS echter wel een tweede systeem openen om alle informatie over een klant te kunnen bekijken,” aldus Tom Bazelmans.

TALIS zelf inrichten met FlexTools
Deze aanpak verschafte Tom Bazelmans en projectmanager Femke van Grinsven tijd om in TALIS een nieuw proces voor het vastleggen van offertes inclusief voorcalculaties in te richten. Daarvoor maakten ze gebruik van de CRM- en dossiermodule in TALIS en van FlexTools, een module waarmee beheerders zelf nieuwe schermen en velden kunnen aanmaken.

Een totaalsysteem
In februari 2012 heeft Baetsen de nieuwe versie van het TMS inclusief de nieuwe werkwijze en de al eerder ingerichte CRM module in gebruik genomen. Sindsdien werken zowel de transport als kraandivisie in een en hetzelfde systeem. Dit heeft geleid tot een efficiënter en kwalitatief beter proces. Dankzij onder meer de CRM module van TALIS kan het bedrijf zijn offerte nu gestructureerd vastleggen en opvolgen.

Betrokken support
De toegewezen TANS-consultant houdt zorgvuldig de vinger aan de pols bij Baetsen. Zij implementeert nieuwe TALIS-toepassingen, en zorgt ervoor dat het systeem afgestemd blijft op veranderende situaties, zoals nieuwe opdrachtgevers, nieuwe medewerkers, gewijzigde processen of uitbreiding van activiteiten. Bij vragen of onduidelijkheden is de TANS Helpdesk altijd bereikbaar. En zo nodig neemt TANS de besturing van het systeem op afstand over en kunnen noodzakelijke aanpassingen en haast geruisloos remote worden doorgevoerd.

Gestage groei van de onderneming deed Baetsen in 2005 besluiten om op een TMS (transport management systeem) over te stappen voor de ondersteuning van de transportactiviteiten. Het orderproces werd dusver vooral georganiseerd in Excel- en Word-documenten en er was sprake van inefficiënte eilandauto- matisering. Om te komen tot een optimale structurering van het orderproces werd TANS gevraagd het TMS-pakket TALIS te implementeren.