Interview René Knapen met Transport & Logistiek, oktober '22.
René Knapen:
"Kijk op een andere manier naar de selectieprocedure. Kan de ICT-leverancier in de toekomst de juiste oplossing leveren? Zonder goede ICT heeft logistiek geen toekomst."
Toekomstbestendige ICT voor logistiek met toekomst.
Een nieuw softwarepakket kiezen: hoe ver kijk je vooruit?
Het aanbod van softwarepakketten en leveranciers in de transport en logistiek is groot. Hoe kun je als ondernemer hieruit een goede keuze maken en waar moet je op letten? René Knapen, commercieel directeur bij TANS en voorzitter van Dalti Dutch Association Logistics and Transport ict suppliers, heeft tips om ondernemers op weg te helpen bij de softwareselectie.
René Knapen, vanaf 1985 werkzaam in de transportsoftware, helpt al jarenlang ondernemers op weg bij hun keuze van een passend softwarepakket. Die selectie komt regelmatig terug. “Een transport management system (TMS) of warehouse management systeem (WMS) wordt gemiddeld zo eens in de 7 jaar vervangen. De vraag is of dat getal goed is en vooral of dat getal niet hoger of lager wordt in de toekomst. De meeste gebruikers van logistieke software zijn trouw aan hun leverancier. De redenen waarom bedrijven overstappen naar een andere ICT-leverancier zijn divers en hebben niet altijd met de leverancier zelf, zijn software of zijn service te maken. Het kan ook komen door een andere dienstverlening van het transportbedrijf. Een voorbeeld daarvan is dat een transportbedrijf eerst 2PL-er was en enige jaren later 3PL-er, waardoor er andere eisen aan de software gesteld worden. Het komt ook voor dat bedrijven uitbreiden met een buitenlandse vestiging en dat de taal of koppeling met een financieel pakket moet wijzigen.”
René Knapen, vanaf 1985 werkzaam in de transportsoftware, helpt al jarenlang ondernemers op weg bij hun keuze van een passend softwarepakket. Die selectie komt regelmatig terug. “Een transport management system (TMS) of warehouse management systeem (WMS) wordt gemiddeld zo eens in de 7 jaar vervangen. De vraag is of dat getal goed is en vooral of dat getal niet hoger of lager wordt in de toekomst. De meeste gebruikers van logistieke software zijn trouw aan hun leverancier. De redenen waarom bedrijven overstappen naar een andere ICT-leverancier zijn divers en hebben niet altijd met de leverancier zelf, zijn software of zijn service te maken. Het kan ook komen door een andere dienstverlening van het transportbedrijf. Een voorbeeld daarvan is dat een transportbedrijf eerst 2PL-er was en enige jaren later 3PL-er, waardoor er andere eisen aan de software gesteld worden. Het komt ook voor dat bedrijven uitbreiden met een buitenlandse vestiging en dat de taal of koppeling met een financieel pakket moet wijzigen.”
Enorm aanbod
Hoe dan ook, het komt regelmatig voor dat een bedrijf op zoek moet naar nieuwe software en dan is de keuze binnen Nederland volgens Knapen alleen al enorm. “Er zijn honderden leveranciers van ICT oplossingen voor de logistieke sector, die diverse oplossingen bieden: 20 TMS-systemen, 60 WMS-systemen, 10 boordcomputers of apps, 15 financiële pakketten en 10 urenpakketten. Als je alle combinaties wil vergelijken, dan kom je tot meer dan 1 miljard verschillende oplossingen. En dan is er ook nog de keuze tussen standaard of maatwerk en de keuze tussen on-premise (lokaal, redactie) of in de cloud. Je zou er gek van worden en daarom zijn er organisaties die ondernemers graag van dienst zijn om een keuze te maken. Dit soort aanbieders kunnen uitstekende hulp bieden, maar zij focussen vaak op het operationele proces. Ze praten met de planner en met de financieel verantwoordelijke of met de ICT-er. Deze medewerkers kunnen vanuit hun rol of functie vaak goed aangeven wat ze willen of juist niet willen, maar er is meer nodig om een verstandige toekomstbestendige beslissing te nemen. Oftewel resultaten uit het verleden…”
Cruciaal onderwerp
Knapen is van mening dat het vooral de visie van de ondernemer is die bepalend moet zijn voor de beslissing. “Omdat ondernemers meestal vooruit kijken, weten zij wat er in de toekomst zal gebeuren en hoe je je daarop moet voorbereiden. Althans dat zou je verwachten in een land met veel hoog opgeleide
ondernemers. Helaas is de werkelijkheid anders. Uit een onderzoek naar ICT in de logistiek blijkt dat meer dan 70% niet digital ready is voor de toekomst. Als je nu aan de gemiddelde MKB-transportondernemer vraagt waaraan zijn systeem over 5 jaar moet voldoen, zal hij zijn schouders ophalen. Vaag heeft hij misschien gehoord over eCMR of BigMile, maar wat die zaken betekent voor zijn automatisering of bedrijfsvoering? Ook het onderwijs, zowel HBO als ook MBO, heeft de toekomst van ICT niet hoog in het vaandel staan, en dat is nog zacht uitgedrukt. We weten allemaal dat logistiek echt niet meer zonder ICT kan. En als je kijkt hoeveel tijd en aandacht dit cruciale onderwerp in de lessen krijgt, dan wordt je daar verdrietig en misschien zelfs wanhopig van. ICT-vaardigheden worden nog steeds niet gezien als basisvaardigheden, zoals Nederlands, rekenen of een vreemde taal.”
Knop voor overzicht
Maar wat is dan de oplossing? Knapen vervolgt: “Het is mogelijk om op een andere manier naar een goede selectieprocedure te kijken. Een ondernemer of ICT-manager zou zichzelf de volgende vragen kunnen stellen:
Is ICT in mijn bedrijf leidend of slechts faciliterend?
In welke mate is mijn bedrijf afhankelijk van ICT?
Hoeveel heb ik over voor een goed ICT-systeem?
Wanneer is een nieuw systeem een succes, nu en over 7 jaar?
Doet mijn bedrijf over 5 jaar nog hetzelfde als nu?
Heb ik voldoende kennis in huis om een goede selectie te maken?
En zo zijn er nog tal van vragen die uitstijgen boven de vaak gestelde vragen: Voor hoeveel users is het softwaresysteem geschikt en kan het systeem automatisch plannen? De focus ligt overigens meestal niet op de software zelf, hoe die eruit ziet of wat de functies zijn, maar vooral op de leverancier en zijn visie op de toekomst. Bij selectietrajecten kijken ondernemers vaak naar hoe een systeem smoelt of hoe handig of complex het is. Dat is maar een momentopname. Het is wel eens voorgevallen dat bij de implementatie van een TMS-systeem gevraagd werd naar een knopje waarmee je een overzicht kon krijgen van de dagopbrengst. ‘Dat zit er niet in’, zei de leverancier. Er ontstond een discussie en later bleek dat dat knopje in het pakket van een andere aanbieder zat. Maar ja, als je 7 demo’s in een week tijd ondergaat, dan kan zoiets gemakkelijk gebeuren.”
Enorme kosten
Het moet dus niet alleen gaan over de software van dat moment, maar vooral ook over het vermogen van de ICT-leverancier om ook nog in de toekomst de juiste oplossing te kunnen leveren, zo vat Knapen samen. “Je zou kunnen zeggen dat het wisselen van pakket eens in de zoveel jaar geen probleem is, maar de kosten van de omschakeling naar een ander pakket, kunnen enorm zijn. Vooral de niet zichtbare kosten, zoals de tijd van het testen, de kosten voor implementatie en met stip op nummer 1, de kosten die gepaard gaan met de tijd die gebruikers nodig hebben om te wennen en zich het nieuwe systeem eigen te maken.”
“Een ondernemer moet de juiste vragen stellen bij de softwareselectie.”
De juiste vragen
Het vermogen van de leverancier om zich aan te passen aan toekomstige ontwikkelingen is dus belangrijk bij de keuze van het nieuwe pakket. Hoe kan een ondernemer er achter komen of deze leverancier daaraan kan voldoen? “Een ondernemer moet de juiste vragen stellen en dat is bijna een vak apart. Hij of zij zou al een zware studie moeten volgen om dat voor elkaar te krijgen. Want wie weet nu met welke programmeertaal een leverancier bezig moet zijn om ook in de toekomst jouw partner te kunnen zijn? Dat is belangrijk, maar daar gaat het dus niet alleen om. Uiteindelijk komen we op een ander soort vragen, zoals: Hoeveel klanten heeft u, zodat ik weet dat er voldoende geld is om nieuwe ontwikkelingen te kunnen betalen? Hoe groot is uw organisatie en hoeveel mensen werken er op R&D? Is er een Escrow overeenkomst mogelijk, omdat ik maatwerk wil? Bent u aangesloten bij een branchevereniging? Hoe volgt u de ontwikkelingen op het gebied van ICT en logistiek? Heeft u een roadmap voor software-ontwikkeling? Voldoet de software aan OTM- structuren? Hoe is het geregeld met security? Werkt u volgens een kwaliteitssysteem, zoals ISO 27001?
Dus naast de vragen over de functies of het uiterlijk van een pakket zijn er nog zoveel andere dingen, die misschien nog wel belangrijker zijn. En dan kom je niet weg met een bezoek van een leverancier van 3 uur, inclusief koffie en een demo.”
Knapen benadrukt dat het niet alleen aan de vragende partij is om de juiste vragen te stellen, het is ook de biedende partij, de leverancier, om na te denken over de toekomst. De vragen die de prospect of klant stelt, moet de leverancier ook aan zichzelf stellen. Want ook de leverancier moet toekomstbestendig zijn. Vaak zijn leveranciers echter technologiegedreven en houden ze zich bezig met de uitdagingen van die dag, net als veel transportondernemers. Een keer afstand nemen van de dagelijkse beslommeringen om een toekomstvisie te bepalen, geeft rust, houvast en uiteindelijk een beter renderende onderneming. Dat geldt voor zowel de ICT-leverancier als ook de vragende partij.
Beursbezoek
Binnenkort gaan de ICT en Logistiek beurs en de Logistica weer van start, zo geeft Knapen aan. “Bezoekers zouden dan ook eens kunnen praten met de leverancier over eerder genoemde zaken in plaats van meteen af te vliegen op fraaie schermen, waarvan je nu al weet dat ze er over enkele jaren toch weer anders uitzien. Een advies is om je goed voor te bereiden door vragen op papier te zetten en niet uit de losse pols vragen af te vuren op een verkoper. Het is beter om tijdens de beurs een korte indruk op te doen van de aanbieder en verlang in elk geval geen lange demo, want dat leidt tot niets. De standbemanning wil op een dag zoveel mogelijk verschillende mensen spreken. Weet ook dat de aandachtscurve maximaal 20 minuten is. Zeker met veel geroezemoes op de beurs. Ik wens iedereen een mooie toekomst. Zonder goede ICT heeft logistiek geen toekomst”, zo concludeert Knapen.
Door Anita Hestens