Veelgestelde vragen

Bij de eindejaarsverwerking binnen TALIS moet u denken aan het aanpassen van het boekjaar, eventueel automatische nummers zoals Factuurnummer en Opdrachtnummer en het aanmaken van een nieuw boekjaar ten behoeve van de Urenadministratie. NB: Voor de Eindejaarsverwerking van uw Financiële administratie zult u de documentatie van die applicatie moeten raadplegen.

Afhandelen “oude” boekjaar
Zorg er voor dat alles is ingevoerd (bijvoorbeeld Opdrachten) en gefactureerd is van 2023. 

Back-up
Alvorens u met de eindejaarsverwerking begint (het omzetten van nummeringen en dergelijke) is het verstandig om een back-up van de database te maken. Hiertoe dient u TALIS op te starten als Beheerder en gaat u naar de menukeuze “Beheer”, “Database back-up”: Na verloop van tijd (afhankelijk van de grootte van uw database) krijgt u een melding dat de back-up gelukt is en ook waar deze opgeslagen is.

Instructies eindejaarsverwerking
Download hier de eindejaarsverwerking 2023-2024

Vanaf 1 januari 2023 wordt een nieuwe CAO van kracht. Voor TALIS® heeft dit gevolgen voor de berekeningen van vergoedingen en toeslagen. Om ervoor te zorgen dat u met ingang van 1 januari 2023 gebruik maakt van de nieuwe CAO moeten een aantal stappen in TALIS® doorlopen worden.

Bekijk hier de uitleg over de verwerking hiervan in TALIS.

TANS levert zelf de zogenaamde DeliveryApp.  Deze App voor mobiele Androïd telefoons kan voor verschillende toepassingen ingezet worden.

Bij het koppelen met boordcomputers maken we een onderscheid tussen diverse informatiestromen. Hierbij kunt u denken aan informatie over de opdrachten of zending, maar ook over de Uren van de chauffeur of de Emballage. Het is dus verstandig om vooraf goed te definiëren welke data van en naar de boordcomputer moet gaan. TALIS werkt in principe samen met alle bekende boordcomputer merken, zoals: Trimble, Transics, Data2Track,  Mobicoach, Rietveld en Astrata. Sommige merken leveren niet alleen vaste boordcomputers maar ook Apps voor op mobiele telefoons. 

Koppeling met ScanSys of vanuit een boordcomputer.

POD's en PDF facturen kunnen met de digitale factuur meegestuurd worden of op TALIX Portal worden geplaatst.

TALIS maakt gebruik van het zogenaamde OTM5 formaat. Deze door de sector gedefinieerde standaard vindt nog steeds aftrek en wordt gezien als de grote doorbraak voor gestandaardiseerde aanlevering van opdracht- en rit gegevens.

Voor meer informatie kunt u terecht op OpenTripModel.org.

Er zijn diverse koppelingen met meerdere boekhoudpakketten. Sommige leveranciers hebben diverse soorten koppelingen, zoals Multivers, Exact en Afas. Deze leveranciers bieden zowel een online (cloud) versie als ook een zogenaamde on-premise versie. Daarnaast zijn er meerdere soorten koppelingen, bijvoorbeeld via een zogenaamde API of via bestandsuitwisseling. 

De meest uitgebreide koppeling is er met Multivers, waar TANS ook dealer van is. De koppeling met Multivers is bidirectioneel. De facturen en openstaande posten worden vanuit TALIS doorgeboekt en de betalingen worden vanuit Multivers bijgewerkt in TALIS zodat de gebruikers van TALIS kunnen zien wat er open staat, wanneer voor het laatst betaald is en wat eventueel de kredietlimiet is. 

Naast de 3 eerder genoemde merken biedt TANS ook koppelingen met: Exact, Exact online, King, Twinfield, MS Dynamics, Snelstart, Muis en AccountView. Hiermee dekken we ca. 95% van de markt. Andere koppelingen zijn op aanvraag.

TANS biedt voor haar klanten een Portaal waarin opdrachtgevers hun opdrachten kunnen invoeren. De TALIX Portal kan o.a. gebruikt worden voor het invoeren van opdrachten, inzien van de status, voorraadoverzichten, verlof aanvragen van medewerkers of bijvoorbeeld het uploaden van de getekende CMR door charters.   

In de wereld van transport en logistiek worden elke minuut honderdduizenden berichten verstuurd. Dit zijn berichten tussen organisaties, bijvoorbeeld verlader en vervoerder, maar ook berichten tussen applicaties, bijvoorbeeld van de planning naar de boordcomputer. Zonder deze berichten zou de sector niet (efficiënt) kunnen werken. De voordelen van het automatiseren liggen voor de hand; Een hogere efficiency en snelheid en een betere kwaliteit. Helaas vindt er ook nog heel veel berichtenverkeer plaats via mails met ongestructureerde tekst die voor een applicatie niet leesbaar is. Er valt daarom nog veel tijdwinst te behalen waarmee meteen de kwaliteit kan verbeteren.

Voor meer informatie: TANS Integratie Platform TIP

Omdat TANS meerdere producten levert (TALIS, IMPACT, TALIX, Portal, DeliveryAPP, TIP en Multivers, is er geen snel en uniform antwoord te geven op deze vraag. Daarom verwijzen we naar de systeemeisen die u terugvindt bij Support.

Vragenlijst datacommunicatie met opdrachtgevers.

Om een goed beeld te krijgen van de technische koppelingen die mogelijk interessant zijn, hebben we een aantal vragen opgesomd.  De vuistregel bij datacommunicatie is dat het voordelig is bij minimaal 50 opdrachten per week. Daarbij is ook van belang om te definiëren wat een opdracht is. Wij hebben het over zendingregels. Er kunnen namelijk meer zendingregels in één opdracht  zitten.

Om hoeveel opdrachten gaat het per week/dag   ………………………

Welke informatie moet er heen en terug:

Opdrachten van verlader naar vervoerder
Ontvangstbericht van de opdracht van vervoerder naar verlader
Plandatum/tijd van vervoerder naar verlader
POD van vervoerder naar verlader
POD incl. CMR of andere bonnen
POD incl. factuur  

Op welke manier kan een opdrachtgever de opdrachten aanleveren en terugontvangen:

Er zijn grofweg 2 manieren.

Via bestand (er worden per mail bestanden over en weer gestuurd die de andere applicatie moet inlezen, al dan niet automatisch. Er zijn meerdere bestandsvormen:

O  EDI zoals IFTMIN (sterk gestructureerd maar meestal duur)
O  XML file (sterk gestructureerd en relatief goedkoop) 
O  JSON file (sterk gestructureerd en relatief goedkoop)
O  PDF (vaak gestructureerd maar duur om in te lezen, kan evt. via ScanSys)
O  Excel (foutgevoelig en niet altijd gestructureerd), inlezen gaat vaak fout.  
O  Mailbericht (niet gestructureerd en dus foutgevoelig)

De 2e manier is rechtstreeks van applicatie naar applicatie via een zogenaamde API.
Dit is sterk gestructureerd, heel veilig maar de koppelingen zijn duur.

Naast het onderzoeken van de meest efficiënte manier van dataoverdracht is het ook van belang om goede afspraken te maken, bijvoorbeeld over wat je doet met wijzigingen, tot hoe laat je opdrachten mag aanleveren en wat je doet als er technisch iets niet goed gaat.

TANS maakt gebruik van een integratieplatform TIP genaamd.

Vanaf 1januari wordt efactureren in de bouw verplicht. Als u diensten verleend aan de bouw heeft u hiermee te maken. Wat er voor nodig is om elektronisch te kunnen factureren leest u in het bijgaande stappenplan.   

Veel logistieke dienstverleners voeren een kwaliteitscertificaat. Onderstaand een overzicht van certificeringen die TALIS gebruikers voeren.

ADR       Gevaarlijke stoffen
AEO       Authorised Economic Operator
GDP       Good Distribution Practice  (voor medicijnen) 
GMP      Good Manufacturing Practice (voor humane en veterinaire industrie) 
GMP+   Good Manufacturing Practice (voor diervoeders) 
IFS         International Food Safety
TAPA     Transported Asset Protection Association (beveiligingsstandaard voor de supply-chain